メディックス独自の組み合わせ席で、
『ハイブリッドFREEアドレス』を実現
メディックスは、2021年12月から個人の席を廃止し、フリーアドレスを導入しました。
メディックスのフリーアドレスは、工夫を凝らして、2種類の席を用意。制度名は『ハイブリッドFREEアドレス』としました。
▼用意した2種類の席
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①部署の島の中で座れるフリーアドレス席
②誰でも座れる完全フリーアドレス席
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現在、メディックスは出社が5～7割程度となっており、仮に部の全員が出社しても、完全フリーアドレス席を設けることで、フロア内のどこかで仕事ができるようになっています。
部内のフリーアドレス席は、新人と教育担当、現行のプロジェクトなど、仕事（業務）に合わせて使用。
完全フリーアドレス席は、普段なかなかコミュニケーションを取る機会がない人と近くで仕事をするなど（取締役や部長なども利用）、新たなコミュニケーションが生まれるきっかけにもなっています。
【ハイブリッドFREEアドレスのこだわり＆工夫】
・上長席をなくし、役職者もフリーアドレスを利用（新たなコミュニケーションの創出）
・島共有の文房具置き場を用意
・どこの部署の島かわかるように、目印を設置
・完全フリーアドレス席のデスク引き出しに、自由に使えるキーボード＆マウスを設置
・地震が発生した際、即座に必要なヘルメットなどを各デスクに設置
・当日、席を使っているかどうかを判断できる、磁石式のマークを設置
出社率低下にともない、『ハイブリッドFREEアドレス』を検討へ
『ハイブリッドFREEアドレス』の検討のきっかけは、コロナで出社率が下がり、無駄なスペースが多くなったことと、オフィスの契約更新が近づいていたことでした。解決策として、オフィスの一部を返却するか、またはオフィスを移転するか、検討した結果、オフィスの一部を返却することに決まりました。
手始めに、リモートワークが一般的になり、執務エリア・会議室・ミーティングスペースなど、どのくらい確保をすれば良いか、という部分から取り組みました。「各部署が7割出社でも、ストレスなく働けるスペースを確保する」ことを前提に進めました。
オフィスの一部返却にともない、全従業員分の席を用意するのは難しいので、フリーアドレス化を進め、かつ、デスク数を最大化して、多くの従業員が出社しても対応できる方向で進める形となりました。これらを満たす方法として生まれたのが、『ハイブリットFREEアドレス（部署の中でのフリーアドレス席+誰が座っても良い完全フリーアドレス席）』でした。
移行にともない、会議室の絶対数が減ることは避けられませんでしたが、Web会議が大幅に増加していたため、全10台のWeb会議ブースを段階的に導入することで補完しました。また、移行前は、デスクトップPCユーザの従業員も多くいましたが、固定席になるのを避けるため、デスクトップPCのノートPC化、サーバルームでの管理化を同時に進めました
【移行までのスケジュール】
約1年前→検討、議論開始（必要座席数、会議室数、レイアウトパターンなど）
9ヵ月前→オフィススペース交渉（返却など）
半年前→原復工事の会社決定。Web会議ブースのテスト導入
3ヵ月前→レイアウト確定
【移行にあたり考慮したこと】
・どの程度の席数を用意すれば、従業員がストレスなく働けるか
・もしもの事象が起こった時（部署全員出社など）、どう対応するか
・個人が所有している荷物の管理対応
・数年先を見据えた仕組み
メディックスにとって、今までの長きに渡るやり方を変えることは、１つの挑戦でしたが、“従業員が、ストレスなく働きやすい環境を作る”ことを徹底的に目指すことで、無事に『ハイブリッドFREEアドレス』を軌道に乗せることができました。導入後の従業員からは上司やほかの従業員とのコミュニケーションが取りやすくなった、と評判も上々です。メディックスは、これからも従業員が働きやすい環境作りを進めていきます。
