保有個人データに関する事項の周知

01.事業者の名称

株式会社メディックス
東京都千代田区神田神保町1-105 神保町三井ビルディング 19階
代表取締役社長　田中 正則

02.個人情報保護管理者の氏名及び連絡先

株式会社メディックス システム企画部 田島吾一
〒101-0051 東京都千代田区神田神保町1-105 神保町三井ビルディング 19階
TEL： 03-5280-9491

03.全ての保有個人データの利用目的

営業業務（商品・技術・サービスの提案・資料の送付等）
販売業務（媒体・商品・技術・サービス・パートナー等のお問い合わせ返答等）
イベント・セミナーのご案内
メールマガジンの送付
年賀状等のご挨拶
採用業務
人事業務（従業員情報）

04.保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

個人情報に関する苦情・ご相談はこちら

05.認定個人情報保護団体

当社は以下の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
認定個人情報保護団体の名称及び、個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先は以下の通りです。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）
苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室
https://www.jipdec.or.jp/protection_org/complaint_processing.html
住所：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565　0120-700-779

06.保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

1. 開示等の求めの申し出先

   株式会社メディックス
   システム企画部 田島吾一
   TEL：03-5280-9491
   

   ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

2. 開示等の求めに関するお手続き

   ①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
   ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
   ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
   ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

3. 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

   開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
   ①代理人である事を証明する資料
   ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
   　本人の委任状（原本）
   ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
   　戸籍謄本
   　住民票（続柄の記載されたもの）
   　その他法定代理権の確認ができる公的書類
   ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
   　後見登記等に関する登記事項証明書
   　その他法定代理権の確認ができる公的書類
   ②代理人様ご自身を証明する資料
   　運転免許証
   　パスポート
   　健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
   　住民票

4. 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

   開示等のご請求の場合には手数料等はかかりません。ただし郵送料の実費が必要です。
   郵送料はご本人名義にて当社が指定する預金口座へお振り込みください。振込手数料はご請求者のご負担となります。

07.保有個人データの安全管理のために講じた措置

1. 基本方針の策定

   保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2. 保有個人データの取扱いに係る規律の整備

   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3. 組織的安全管理措置

   ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4. 人的安全管理措置

   ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
   ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

5. 物理的安全管理措置

   ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
   ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

6. 技術的安全管理措置

   ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
   ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。